因此談話語調、用語及處理方式都應合乎禮節，才能使電話確實成為處理公務及活絡人際關係的好工具。
(一)接聽電話
●電話鈴聲一響，立即拿起聽筒接聽
●確認對方
◎先認明對方身分，如對方未主動講出身分時，可請教尊姓大名。如係對方撥錯號，應婉言告知。
◎如對方擬找接話的人不在，應婉告某人目前暫時不在，並請問需否留話轉告；不可粗率答復：「他不在」即將電話掛斷。
●洽談事務
●結束通話
◎通話完畢，不忘說「再見」、「謝謝」，並等對方把電話掛斷後，再輕輕的掛斷電話。
(二)撥用電話
●撥用電話前的準備
◎除非緊急情況，否則別在用餐及休息時間撥用電話。
●先說明自己身分
◎對方的電話如經總機接線，應明確告知接線員要找的對象姓名或單位。
●確認對方身分
◎如對方本人不在，且有必要其回話時，應主動說明自己的姓名、電話號碼（或服務單位名稱）及所要洽談事情，以便對方回話。
●開始講話
◎通話中要常說「請」、「謝謝」、「對不起」。
●客氣的掛斷電話
◎通話完畢，不妨說聲「謝謝」或「再見」，原則由主動發話人先掛斷電話，但禮貌上可儘量等對方（尤其為上級人員）先掛後，再輕輕掛斷。
(三)撥用、接聽電話共同注意事
◎說話態度要誠懇、謙和，並使用通俗易懂詞句，少用專有名詞及技術名詞。
◎通話中如因故須暫停時，要向對方說明原因，徵得對方同意後再作短暫中止。
◎前往拜訪時，若對方正在講電話，應先在外等候。若訪談中，對方必須接聽電話，則應主動迴避，方便對方談話。
◎借用別人電話，無論長途或市區，應主動付費。
◎勿邊吃東西邊打電話或放開電話筒與旁人交談。
◎電話如在講話中，旁邊的人應保持 安靜。
◎接打電話應輕聲細語、長話短說，且不可洩漏公務上的機密事項。
◎將電話轉交給別人接聽時，儘可能避免將電話轉給另一同事，因為一轉再轉會使人覺得厭煩，並予人一種缺乏責任感的印象。
◎在通話中因某種原因，如記錄或查閱資料 等必須暫時離開電話時，要向對方說明理由，以及多少時間可回來，並在徵得對方 同意之後，才能離開。
只要注意這些小細節，必能達到大成就
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